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구매시스템이란 회사에서 필요한 자재/물품/용역/공사들을 구매 및 계약하는데 사용되는 시스템을 의미한다. 비교적 규모가 있는 기업들의 경우 ERP(SAP)로 회사 기간 시스템을 구축하여 MM모듈에서 업무를 수행할 것이다. 다만, 의례 그렇듯이 SAP로 모든 시스템을 대체하여 사용할 수 없기에 Legacy(WEB)시스템 또한 병용해서 사용할 것으로 생각된다.
구매시스템을 설명할 내용은 매우 많지만 금번 포스팅에서는 구매시스템을 나누는 기준과 구매시스템에서 수행되는 업무에 대해 간단히 소개하고자 한다.
🔖1. 구매시스템을 나누는 기준
구매시스템은 다양한 기준으로 나누어 구축할 수 있다. 아래에는 세 가지 예시를 작성하였다.
1.1 생산용자재 (Production Material)과 일반자재(General Material)에 따른 분류
일반적인 제조업에서는 제조공정에 투입되는 생산에 필요한 자재와 생산에 직간접적으로 투입되지는 않지만 회사의 경영활동에서 사용되는 자재가 있을 수 있다. 필자의 산업에서는 일반적으로 두 업무의 Role이 서로 분리되어 있고, 서로 다른 프로세스로 업무가 수행되었다. 일반적으로 생산용 자재는 자재관리/생산관리 등 제조부서에서 담당하고, 일반자재는 구매부서에서 업무를 수행한다.
※ MRO : 재고관리 하지 않는 소모성 자재는 일반적으로 MRO자재로 취급한다.
ex) 생산용자재 : 전장부품을 제조하는 경우 'PCB', '납', '반도체 소자', '브라켓', '케이스' 등 해당 제조사의 완성품의 제조에 투입되는 것
ex) 일반자재 : 경영활동에서 필요한 '노트북', '모니터', '샤프', 'A4용지', '종이컵' 등
1.2 개발단계에 따른 분류
생산용 자재에서도 실제 생산에 투입되는 생산용 자재와, 신제품/부품 개발을 위해 시제작된 연구 목적의 자재가 있을 수 있다. 이 경우에도 PR을 내는 주체가 각각 제조부서와 개발부서로 상이하고, 청구량 산출하는 로직 또한 상이하기에 서로 다른 시스템으로 구분하여 업무 프로세스를 흘릴 수 있다.
※ 생산용 자재 : BOM에 풀린 소요량 기준으로 산출할 수 있을 것이다.
1.3 업무에 따른 분류
ERP에서 CBO로 회사의 영업환경에 맞춰 커스텀하기 어렵거나 UI구성이 어려운 등의 경우에 웹시스템으로 구매시스템을 구축할 수 있다. 대표적인 구매/공급망관리 솔루션 제공 업체로 엠로가 있다. 삼성/SK,/현대차/LG 등 많은 그룹에서 엠로의 솔루션을 채택하고 사용하고 있는데, 이는 부품개발, 단가관리, 업체관리, 협력사평가 등 구매업무를 위한 프로세스에서 ERP로 수행하기 어렵거나 웹으로 구축했을 때 강점이 우수한 영역이 있기 때문이다.
※ 부품개발을 위한 도면 참조 목적 등 외부사용자(협력업체)에서 내부 시스템에 접속해야 하는 경우 ERP보다는 웹으로 시스템을 구축하여 권한관리를 하는 것이 효과적일 수 있다.
※ 수에즈 운하 봉쇄, 러시아 우크라이나 전쟁, 이스라엘 하마스 전쟁 등 증가하는 SCM 변동성 및 리스크에 대응하기 위한 신규 시스템을 구축한다면 웹으로 구현하는 것이 더 효과적일 수 있다.
🔖2. 구매시스템에서 수행되는 업무(기능)
구매시스템에서는 일반적으로 아래와 같은 기능들이 수행되어야 한다.
PR(청구) → RFx(업체선정) → 전자계약 → PO(발주) → 검수(입하)/입고 → 대금정산(FI영역)
2.1 PR(Purchasing Requisition)
일반적으로 현업부서에서 구매요청이 필요한 경우 구매팀에 필요한 것을 요청하는 행위를 의미한다 . '구매요청'이나 '청구'라고 부르기도 한다.
ex) 생산용 자재 청구 : 패널제조사의 자재관리팀에서 모듈에 조착할 탭(TAB)이 부족하여 구매요청을 하는 경우
ex) 용역 청구 : 2차전지 제조사에서 RE100 달성을 위한 ESG경영 컨설팅을 위해 컨설팅사에 인력을 소싱 요청하는 경우
ex) 일반자재 청구 : 서비스 업체에서 신입사원이 입사하여 노트북, 마우스 등 사무기기를 구매요청하는 경우
2.2 RFx (Request for xxx) : RFI, RFQ, RFQ를 망라하는 용어이다
구매요청이 있을시 RFx라는 문서들이 작성되며 업체를 선정하게 된다.
- 2.2.1 RFI (Request for Information)
위와 같이 기업 내부에서 물품/용역/인력/SW 등에 대한 요청이 있을 때 해당 과업을 진행하기 위한 정보를 요청하는 행위를 의미한다. RFI는 프로젝트 진행 전에 시장에서 협력업체들이 보유하고 있는 정보들 (참여가능 업체, 업체현황, 보유기술 등)을 사전에 검토할 수 있는 장점이 있다.
- 2.2.2 RFQ (Request for Quotation)
RFI를 요청한 업체에게 협력업체가 제공하는 견적서를 의미한다.
- 2.2.3 RFP(Request For Proposal)
해당 과업에 참여의향이 있는 협력업체가 제공하는 제안서를 의미한다.
- 2.2.4 업체선정
견적서와 제안서를바탕으로 업체를 선정한다. 일반적으로 경쟁입찰로 진행하나, 복수의 업체가 참여하지 않은 경우, 다회 낙찰이 되는 경우, 기술력 등의 사유로 특정 업체가 선정되어야 하는 경우 등 특수한 경우에 수의계약으로 진행되기도 한다.
2.3 전자계약
최종 업체가 선정되면 해당 업체와 구매요청을 한 기업의 구매팀과 전자계약을 체결한다.
2.4 PO(Purchasing Order)
계약이 체결된 후 PR에 명시된 '품목(Material)'과 '수량(Quantity)' 정보와 업체선정시 확정된 '단가(Price)'를 바탕으로 협력업체에 주문하는 것을 의미한다. 이를 발주라고 부르기도 한다.
ex) 생산용 자재 발주 : 가전제품 Set 업체에서 MRP에 의거하여 BLDC모터를 협력업체에 발주 요청하는 경우
ex) 용역 발주 : SAP ECC → S/4HANA 컨버전 프로젝트 수행을 위해 그룹사 SI회사에 발주 요청하는 경우
ex) 일반자재 발주 : 사무용품 소진으로 기업용 사무용품 조달 업체에 '흑색 볼펜'을 발주 요청하는 경우
2.5 검수(입하)/입고
정상적으로 발주가 완료되면 공급업체는 발주사에 물품/용역/SW/공사 등을 납품하게 된다. 이때, 공급업체가 발주요청에 알맞게 납품하였는지 확인을 위한 검수를 진행하고 이상이 없을 시 입고 행위를 통해 전산에 등록한다. (재고관리가 되지 않는 품목도 있음)
2.6 대금지불(FI영역)
입고가 완료되면 공급업체에 발주계약시 약속된 대금을 지불한다. 해당 업무는 FI모듈에서 수행하는 영역으로 전자세금계산서를 발행하여 정산처리한다.
감사합니다.